Verminderen van langlopende dossiers budgetbeheer

Gericht optimaliseren om langlopende budgetbeheerdossiers te verminderen

OCMW-diensten voor schuldhulpverlening werken vandaag onder hoge druk. De complexiteit stijgt en de vragen naar schuldhulpverlening nemen het afgelopen én komende jaar sterk toe. Maatschappelijk werkers willen cliënten tijdig en kwalitatief begeleiden, maar verliezen veel tijd aan langdurige budgetbeheerdossiers.

Daarom is het cruciaal om processen eenvoudiger, consistenter en doelgerichter te organiseren — zodat dossiers sneller evolueren, de werkdruk daalt en wachtlijsten verminderen.

Parameters als sleutel tot gerichtere trajecten

Een belangrijke stap is het vroeg in kaart brengen van parameters die zelfredzaamheid, financiële vaardigheden en mogelijke alternatieven voor budgetbeheer zichtbaar maken.

Voorbeelden van parameters (lokaal verder in te vullen):

Uitvoeren van betalingen: Hoe verlopen de betalingen nu? Wie voert deze uit?
Kennis van het eigen budget: Hoe schat de klant zijn bestedingspatroon in? Weet hij hoeveel geld hij aan zijn vaste kosten betaalt en hoeveel hij opzij moet zetten voor jaarlijkse facturen?
Mentale bandbreedte: wordt de post geopend, welke administratieve procedures moet het gezin doorlopen (leefloon, huurpremie aanvragen…), welke randproblematiek speelt er (verslaving, depressie, scheiding, taalproblemen…)

Door deze systematisch te gebruiken, kunnen maatschappelijk werkers sneller bepalen of budgetbeheer nodig is, welke begeleiding aangewezen is en hoe langlopende dossiers kunnen worden voorkomen.
Resultaat: een sterke daling van de dossierlast én kortere wachtlijsten.

Herd ondersteunt lokale besturen bij het bepalen van deze parameters én bij de toepassing ervan in de praktijk.

Procesanalyse als hefboom

De procesoptimalisatie wordt begeleid door Ive De Saeger, expert met jarenlange ervaring als schuldhulpverlener (OCMW Antwerpen) en docent bij SAM vzw en KdG. Samen met Herd-consultants analyseert hij 20 dossiers en gaat in overleg met het team om te bepalen:

waar trajecten vertragen,
hoe stappen en beslissingen opgebouwd zijn,
welke handelingen vereenvoudigd of geschrapt kunnen worden.

Op basis daarvan wordt een nieuw werkbaar trajectontwerp uitgewerkt, afgestemd op de lokale werking.

Van inzicht naar duurzame implementatie

De begeleiding van Herd stopt niet bij de analyse. Na het trajectontwerp voorzien we drie maanden begeleide overlegmomenten rond concrete dossiers, zodat het team ondersteund wordt in het toepassen van de nieuwe werkwijze en het gebruik van de parameters.

Heldere beslisparameters aan de start
Kortere doorlooptijden, minder budgetbeheerdossiers
Gestroomlijnde processen en duidelijke taakverdeling
Professionals die het vernieuwde werken beheersen en er eigenaar van zijn
Minder werkdruk, meer rust in het team

PRAKTISCH

We stemmen het traject af op jouw organisatie. Tijdens een verkennend gesprek brengen we noden en doelen in kaart. Op basis daarvan maakt Herd een voorstel op maat.

Samen versterken we de schuldhulpverlening — met minder dossiers, kortere wachtlijsten en meer ruimte voor begeleiding.